Podnikatelé moc dobře vědí, že ať už mají firmu velkou, nebo spíše menší, povinnosti archivovat řadu dokumentů se jednoduše nevyhnou. Vyžaduje to množství času i úsilí, papíry zbytečně zabírají místo třeba deset let, a pak je ještě nutné postarat se o jejich skartaci. Poradíme vám, jak si tuto nepříjemnou povinnost usnadnit.
1. Mějte přehled
Účetní závěrka, daňové doklady, mzdové listy… Každému dokumentu zákon přisoudil archivační povinnost o určité délce a je na vás, abyste věděli, jak dlouho tu kterou složku uchovávat. Informace vám poskytne aktuální Zákon o účetnictví, konkrétně § 31 a § 32, Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, Zákon o dani z přidané hodnoty a Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
2. Digitalizujte
Skvělý způsob, jak si ušetřit místo v kancelářských prostorech, je digitalizace dokumentů a jejich následné uchovávání na bezpečném serveru. Scannovat každý kousek papíru je poněkud vyčerpávající, ale existují už i programy a aplikace, které vám ze smluv, faktur atd. pomohou vytáhnout to důležité a informace předat do externích systémů.
3. Ukládejte chytře
Nejlépe do archivačních krabic a boxů, které jsou pro dokumety přímo určeny a mají ty nejvhodnější rozměry. Ušetří vám nejen místo, ale i náklady, s dokumenty tak budete moci snadno manipulovat, a navíc se vám na ně během těch let archivace nenapráší. Papírové krabice jsou překvapivě stabilní a odolné, úplně vám tedy postačí ty třívrstvé, avšak vyrábí se i z pětivrstvé lepenky. Archivační krabice jsou k dostání i v pevnějším plastu, design si pak zvolíte dle vlastních preferencí. Příjemné je, že do nich budou přesně pasovat šanony.
4. Outsourcujte
Nemáte přes to všechno dost prostoru na veškeré dokumenty, ale současně byste je rádi zachovali v papírové podobě? Naštěstí existují firmy, které ochranu dokumentů převezmou na svá bedra a vám uvolní police. Vše uloží ve vlastní spisovně a budou za vás hlídat určenou archivační dobu – externí řešení je zkrátka efektivní.
5. Skartujte
Po uplynutí archivační povinnosti je vaší povinností dokumenty zlikvidovat. Kvůli citlivoti uchovávaných dat je nejvhodnějším způsobem skartace. Najděte si na ni profíka, který vás bezpečně zbaví nejen papírových dokumentů, ale i paměťových disků.
